Responsable des opérations documentaires

Vos missions

• Pilotage opérationnel du traitement des dons
• Superviser le traitement des plis entrants (chèques, mandats de prélèvement, courriers donateurs)
• Garantir la bonne ouverture, le tri et l'orientation des flux. La qualité, la fiabilité et le respect des délais conformément aux engagements contractuels
• Assurer le suivi des opérations bancaires : encodage des chèques, encaissement, mise en place des prélèvements automatiques
• Assurer la conformité des traitements selon les procédures internes et les exigences RGPD
• Management d'équipe
• Animer et faire monter en compétences une équipe de 3 Fulfillment Officers
• Organiser la répartition des tâches, les plannings, gérer les pics d'activité, assurer la cohésion d'équipe
• Mettre en place et suivre les indicateurs de performance (qualité, productivité, délais)
• Conduire les entretiens annuels et identifier les besoins de formation
• Gestion des prestataires externes
• Piloter les prestataires (La Poste, imprimeur, société de coursier)
• Suivre les engagements contractuels (SLA, qualité, délais)
• Pilotage de la performance
• Suivre les indicateurs clés d'activité (volumes, délais, qualité, satisfaction)
• Garantir l'exhaustivité et la rigueur de la facturation client
• Rendre compte régulièrement à la direction
• Contribution à la transformation
• Proposer des améliorations pour optimiser les flux

Votre expérience

• Minimum 3 ans d'expérience dans un environnement de gestion de flux documentaires, centre de traitement de chèques, BPO, DPO ou traitement de données
• Expérience confirmée en management d'équipe opérationnelle
• Une sensibilité au secteur associatif, au fundraising ou au CRM est un atout

• Rigueur et sens de l'organisation : vous savez structurer, contrôler et améliorer des processus
• Leadership naturel : vous savez fédérer, cadrer et motiver une équipe
• Autonomie et fiabilité dans la gestion de votre périmètre
• Maîtrise des processus de traitement fulfillment et des flux financiers simples (chèques, prélèvements)
• Appétence pour l'innovation et l'IA
• Maîtrise des outils bureautiques et idéalement d'un CRM

• Autorité naturelle et bienveillance managériale
• Transparence et sens des responsabilités
• Résilience et capacité d'adaptation
• Diplomatie dans la relation client